Privacy policy

1. Chi tratta i tuoi dati

easyAcca è un servizio di EASYLOOP S.R.L., con sede legale in Via Pierino Negrotto Cambiaso 237, 16159 Genova (GE), C.F. e P.IVA 03099880993, REA GE-532986. Per qualunque questione riguardante i dati personali puoi scrivere a info@easyloop.cloud, oppure via PEC a easyloop@pec.cloud.

2. Titolare e responsabile: chi fa cosa

easyAcca è uno strumento di lavoro che l’azienda alimentare (ristorante, bar, laboratorio, mensa) usa per tenere il proprio piano di autocontrollo HACCP. Per i dati inseriti nel servizio — registrazioni di temperature, pulizie, scadenze, non conformità, foto, e i dati degli utenti che le compilano — il titolare del trattamento è l’azienda cliente, che decide cosa registrare e chi può accedervi.

EASYLOOP S.R.L. agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR: ospita e fa funzionare il servizio per conto del cliente, secondo le sue istruzioni, e non usa quei dati per finalità proprie, salvo ricavarne statistiche anonime e aggregate (sezione 5). Il rapporto è regolato dall’Accordo sul trattamento dei dati, che fa parte delle Condizioni di Licenza ed elenca fornitori e misure di sicurezza. Se sei un dipendente e vuoi esercitare i tuoi diritti, il primo interlocutore è il tuo datore di lavoro; se ci scrivi direttamente, giriamo la richiesta a chi di dovere.

EASYLOOP S.R.L. è invece titolare autonomo per i dati di chi richiede una demo dal sito, per i dati tecnici minimi necessari a far funzionare e mettere in sicurezza il servizio e per l’operazione con cui ricava le statistiche anonime e aggregate della sezione 5.

3. Quali dati trattiamo

Account

Nome, indirizzo email, ruolo e sede/ambiente di appartenenza, password (conservata solo come hash, mai in chiaro) oppure PIN di accesso rapido. Un account nasce in due modi: il titolare di un’attività lo crea da sé, dall’app o dal sito, con «Crea il tuo locale» (nome dell’attività, nome, email e password); gli account dei collaboratori li crea poi il titolare, per ciascuno di loro. Se accedi con Google, riceviamo da Google solo email verificata, nome e immagine del profilo, e solo per riconoscere un account che esiste già: con Google non si crea un account nuovo.

Dati di autocontrollo

Le registrazioni che inserisci nel corso del lavoro: temperature di frigoriferi e abbattitori (anche rilevate automaticamente dalle sonde IoT collegate), checklist di pulizia e sanificazione, scadenze e lotti, prodotti e ingredienti, non conformità e azioni correttive, etichette stampate, documenti caricati (manuali HACCP, schede tecniche, certificazioni). Ogni registrazione riporta chi l’ha fatta e quando: è il senso stesso di un registro HACCP ed è ciò che lo rende opponibile in sede di controllo.

Foto

Le foto che scatti o selezioni dalla galleria per documentare un prodotto, una non conformità o un’etichetta. Restano associate alla registrazione per cui le hai caricate e sono visibili solo agli utenti della tua azienda abilitati.

Dati tecnici

Indirizzo IP, data e ora delle richieste, versione dell’app e tipo di dispositivo, esito dei tentativi di accesso. Servono a far funzionare il servizio, a difenderlo da abusi e a diagnosticare i malfunzionamenti.

Cosa NON facciamo

• Nessuna pubblicità, nessun profilo pubblicitario, nessuna vendita o cessione di dati personali a terzi.
• Nessun SDK di tracciamento o analytics di terze parti dentro l’app.
• Nessuna raccolta della posizione: l’app non usa il GPS e non registra dove ti trovi.
• Nessuna decisione automatizzata che produca effetti giuridici sulle persone.

4. Permessi dell’app Android

• Fotocamera — per scattare le foto delle registrazioni e per leggere i codici a barre e i QR dei lotti. L’immagine viene usata solo quando sei tu a chiederlo.
• Bluetooth (scansione e connessione) — solo per collegare la stampante di etichette Niimbot. La scansione è dichiarata con neverForLocation: non la usiamo per dedurre la tua posizione.
• Posizione approssimativa/precisa — richiesta esclusivamente su Android 11 e versioni precedenti, dove il sistema operativo la imponeva per poter cercare i dispositivi Bluetooth nelle vicinanze. Su Android 12 e successivi il permesso non viene nemmeno dichiarato. La posizione non viene mai letta, salvata o inviata al server.
• Accesso a Internet e stato della rete — per comunicare con il server easyAcca e con le stampanti in rete locale.

5. Perché li trattiamo

• Erogare il servizio (registrazioni, etichette, report, notifiche di scadenza): esecuzione del contratto con l’azienda cliente — art. 6.1.b GDPR.
• Permettere all’azienda di adempiere agli obblighi HACCP previsti dal Reg. (CE) 852/2004 e dalla normativa collegata: obbligo legale in capo al titolare — art. 6.1.c GDPR.
• Sicurezza, prevenzione degli abusi, diagnostica: legittimo interesse a mantenere il servizio integro e disponibile — art. 6.1.f GDPR.
• Rispondere alle richieste di demo inviate dal sito: riscontro a una tua richiesta esplicita — art. 6.1.b GDPR.
• Statistiche anonime e aggregate sul settore (merce ricevuta e fornitori, temperature, pulizie, non conformità, funzioni usate, comune e provincia del locale), per migliorare il servizio e per studi di mercato, anche ceduti a terzi: legittimo interesse di EASYLOOP S.R.L. — art. 6.1.f GDPR. Non si usano mai nomi, email, foto, documenti, note libere né il testo delle bolle; ogni statistica riunisce almeno 10 aziende e non permette di riconoscere né l’azienda né le persone. Puoi opporti scrivendo a info@easyloop.cloud.

6. A chi vengono comunicati

I dati restano all’interno della tua azienda e sono visibili agli utenti abilitati secondo il ruolo (operatore, responsabile, auditor). Fuori da lì, intervengono solo i fornitori tecnici necessari a far funzionare il servizio:

• Hostinger — server e database del servizio, in Germania (Unione Europea).
• Oracle Cloud Infrastructure — copie di sicurezza, regione di Milano (Italia); durante il trasferimento iniziato il 21 ottobre 2026, anche il server che riceve le connessioni e quelle delle sonde e le inoltra al server del servizio.
• Google — solo se scegli di accedere con il tuo account Google (verifica dell’identità); Google Play per la distribuzione dell’app Android; e Google Text-to-Speech, che dà la voce al comando vocale: riceve solo le frasi da dire (nomi di pulizie e di prodotti, quantità, date), mai dati personali.
• Telegram — se l’azienda attiva le notifiche, riceve sul proprio canale gli avvisi operativi (es. una non conformità, una scadenza). Il contenuto è quello dell’avviso, non l’archivio.

Nessun dato personale viene venduto, ceduto o usato per finalità di marketing di terzi: a terzi possono andare soltanto le statistiche anonime e aggregate della sezione 5, che non sono dati personali. L’elenco aggiornato dei sub-responsabili è nell’Allegato B dell’Accordo sul trattamento dei dati.

7. Dove stanno e per quanto

I dati sono conservati su server situati nell’Unione Europea: il server del servizio in Germania (Hostinger), le copie di sicurezza in Italia (Oracle Cloud, regione di Milano). Non è previsto alcun trasferimento verso paesi terzi, salvo quanto strettamente necessario al funzionamento dei servizi Google e Telegram sopra indicati, che avviene nell’ambito delle garanzie previste dal Capo V del GDPR.

• Registrazioni HACCP: conservate per tutto il rapporto contrattuale e comunque per il periodo che l’azienda cliente deve garantire ai fini dei controlli ufficiali (di norma almeno 12 mesi, spesso 24).
• Account: finché l’utente è attivo, poi disattivato dal responsabile e cancellato su richiesta.
• Log tecnici: di norma non oltre 12 mesi.
• Richieste di demo: 24 mesi dall’ultimo contatto.

Al termine del contratto, i dati vengono restituiti in formato esportabile e poi cancellati entro 90 giorni, salvo obblighi di legge diversi.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualunque momento accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei tuoi dati e opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse (artt. 15–22 GDPR). Se sei un collaboratore di un’azienda cliente, rivolgi la richiesta al tuo datore di lavoro, che è il titolare; noi lo supportiamo nel darti risposta.

Scrivi a info@easyloop.cloud: rispondiamo entro 30 giorni. Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

9. Cancellazione account e dati

Il titolare di un locale può disattivare gli account dei suoi collaboratori da Gestione utenti. Per chiedere la cancellazione definitiva del tuo account e dei dati collegati — che tu abbia creato il locale da solo o sia un collaboratore — segui la procedura descritta nella pagina Cancellazione dell’account e dei dati, che si apre anche dall’app, dal menu utente → «Cancella il mio account».

10. Sicurezza

Tutte le comunicazioni fra app, browser e server viaggiano cifrate in HTTPS/TLS. Le password sono conservate solo come hash calcolato con algoritmo a lenta derivazione. L’accesso ai dati è segmentato per azienda e per ruolo, i server sono aggiornati e protetti da firewall, gli accessi amministrativi sono limitati e tracciati, i backup sono cifrati e conservati su infrastruttura separata. In caso di violazione dei dati personali informiamo il cliente senza ingiustificato ritardo, come previsto dagli artt. 33–34 GDPR.

11. Minori

easyAcca è uno strumento professionale, destinato a operatori del settore alimentare. Non è rivolto a minori di 16 anni e non raccoglie consapevolmente i loro dati.

12. Modifiche a questa informativa

Se cambiamo qualcosa di sostanziale, aggiorniamo questa pagina e la data in cima; per le modifiche rilevanti avvisiamo i clienti via email o con un avviso dentro l’app.